นายสงกรานต์ ขจรนาม M.ed.4 เลขที่ 19
ระบบสารสนเทศ
1.ประวัติความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา
พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์
และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์
เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน
พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป
มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว
ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก
เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว
ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น
เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด
อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะ เป็นต้น
บทบาทและความสำคัญของเทคโนโลยีกำลังก้าวเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว
หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า
บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล
จนมีผู้กล่าวว่ายุคสารสนเทศในปัจจุบันฝากไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer
and Communication)
2.ความหมายของ E-Office
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) คือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ
การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฎิบัติงานทั่วไป
งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเล็คโทนิค
การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ ยังรวมถึงระบบ เครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น
ๆ อีกมากมาย
ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวม ถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ
การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ
เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน,
เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล
ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น
ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น
เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์,
มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ
วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่งหลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ถูก มองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน
ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ
และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ใน ปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ
แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด,
เครื่องยนต์ กลไล และ ระบบไปรษณีย์
เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร ยิ่งไปกว่านั้น
ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่ เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ
บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้ เราทำงานได้ในทุกแห่ง
ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่
3.วัตถุประสงค์ในการจัดการ
E-Office
คือการจัดเตรียมอุปกรณ์เพื่อที่จะช่วยเหลือผู้ปฏิบัติงานในการรวบรวมข้อมูลวิเคราะห์หาวิธีการ
แก้ปัญหาที่เป็นไปได้และเผยแพร่ข้อมูลให้ผู้อื่นทราบวัตถุประสงค์การนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้คือ
1. ต้องการความสะดวก
2. ต้องการสั่งผ่านสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง
3. เพื่อลดปริมาณคนงาน
และปริมาณงานด้านเอกสาร
4. ต้องการความยืดหยุ่น
5. เพื่อที่จะสามารถขยายงานต่อไปได้ในอนาคต
4.เป้าหมายของ
E-Office
การเพิ่มคุณค่าหรือมูลค่าของสิ่งของที่มีอยู่บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต
ซึ่งบุคลากรทุกคนได้องค์กรสามรถเข้าถึงได้ง่าย และยังแสดงถึงความเจริญก้าวหน้าการส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว
แม้การส่งข้ามวิทยาเขตก็ทำได้ส่งผลให้การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานประโยชน์ในเรื่องความเร็วและเวลาการจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่าย โดยใช้ระบบค้นหาเอกสารการลดกระดาษ
การลดพื้นที่เก็บเอกสารหากลดการใช้กระดาษย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายไปได้มาก
5.ประโยชน์ของ
E-Office
ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับจากการดำเนินการ
e-Office คือ การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว
และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ e-Office
และการหันมาใช้งานระบบนี้ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลัก ๆ
เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร ทุกวันนี้มีเครือข่ายที่เป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์
เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย
เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าขององค์กรมากมาย การเพิ่มงาน e-Office
จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก
การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว
แม้การส่งข้ามองค์กรก็จะไปได้ทันที
ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น
การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน
การจัดการเอกสารจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น
สิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ
ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก สามารถสรุปได้ดังนี้
1.สั่งการ
และติดตามเรื่องได้ง่าย เป็นระบบ และรวดเร็ว
2.มีการประสานงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งเดียว
ระบบงานองค์กรช่วยให้องค์กรมีระบบการทำงานที่สามารถประสานงานระหว่างกันได้เสมือนว่าเป็นระบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
และการรวบรวมความเห็นจากคนหมู่มากทำได้เร็ว
3.จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัย
และสืบค้นได้ง่าย
ซึ่งมีมาตรฐานเดียวกันสามารถนำไปใช้กับระบบสารสนเทศในทุกส่วนขององค์กรได้เหมือนกัน
4.การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
และกระบวนการทำงานขององค์กรสามารถกระตุ้นการทำงานภายองค์กรให้มีมากขึ้น
ทั้งนี้ผู้บริหารยังสามารถ ค้นเอกสารได้เอง โดยสะดวก รวดเร็ว
5.ไม่จำกัดเวลาทำงาน
และสถานที่
6.ลดขั้นตอนของการทำงาน
7.โปร่งใส
6.ข้อดี-ข้อเสีย
ของ E-Office
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
1. ได้ข้อมูลรวดเร็วทันทีกับความต้องการ
2. ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น
3. ประหยัดเวลาและค่าใช่จ่ายในด้านแรงงาน
4. เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสาร
5. ลดงานในการควบคุมที่ไม่จำเป็น
6. เกิดการควบคุมงานในภาพรวมดีขึ้น
เพราะคุณภาพงานสูงขึ้น
7. ช่วยปรับปรุงขวัญและกำลังใจในการทำงานและเพิ่มความพึงพอใจในงาน
ข้อเสียในการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. เครื่องใช้สำนักงานส่วนใหญ่ต้องใช้กระแสไฟฟ้า
หากไฟฟ้าขัดข้องไม่สามารถใช้เครื่องมือ หรือออุปกรณ์ได้
2. หน่วยงานที่อยู่ห่างไกลมีอุปสรรคมากเช่นไม่มีระบบไฟฟ้า(ใช้อุปกรณ์ไม่ได้)
ไม่มีโทรศัพท์(ใช้ระบบสื่อสารไม่ได้)
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบันมีปัญหาแทรกซ้อนในเรื่องไวรัสมากมาย
บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลที่บันทึกไว้หายไปหมด
4. เครื่องใช้
อุปกรณ์มีราคาแพง
5. ขาดบุคลากรที่มีความชำนาญเฉพาะในการใช้เครื่องมือ
6. เครื่องมือเทคโนโลยี
สื่อสมัยใหม่มีการพัฒนา เปลี่ยนแปลงเร็ว ล้าสมัยเร็ว
7. เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ที่มีประสิทธิภาพสูงส่วนใหญ่เป็นอุปกรณ์นำเข้าจากต่างประเทศ
ทำให้ประเทศไทยต้องเสียดุลการค้า
8. ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีลิขสิทธิ์การนำมาใช้ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง
ข้อควรพิจารณาในการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงานมีดังนี้
1. การวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
2. การออกแบบระบบและอุปกรณ์อัตโนมัติ
3. การจัดหาอุปกรณ์และระบบอัตโนมัติ
4. การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาติดตั้งในสำนักงาน
5. การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
** สำนักงานที่มีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการดำเนินงานเกี่ยวกับงานสำนักงาน เพื่อให้ได้สารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจต่างๆ
ในการบริหารให้ เป็นไปอย่างรวดเร็วทันเหตุการณ์และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดน้อย
1.ระบบการจัดการเอกสาร
ได้แก่ การผลิตเอกสารและนำเสนอ
-การประมวลคำ
(Word Processing)
-การจัดพิมพ์ตั้งโต๊ะ
(Desktop Publishing)
-การใช้ตารางอิเล็คทรอนิคส์ (Electronic Spreadsheet)
-งานด้านการเก็บข้อมูล
(Database)
-การนำเสนอผลงาน
(Presentation)
-ระบบการประมวลภาพ(Image Processing
System)
เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ
โดยการอาศัยอุปกรณ์ในการสแกนภาพเข้าไปในคอมพิวเตอร์
-การทำสำเนาเอกสาร(Reprographics)
เป็นกระบวนการทำสำเนาเอกสารต่าง
ๆ
เพื่อที่จะสามารถแจกจ่ายเอกสารให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็ว
-หน่วยเก็บข้อมูลถาวร(Archival Storage)
ปัจจุบันเอกสารต่าง
ๆ
ได้ถูกเก็บบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะหน่วยเก็บข้อมูลสำรอง เช่น
จานแม่เหล็ก (Disk) แผ่นแม่เหล็ก (Diskette) เทปแม่เหล็ก
2.ระบบจัดการข่าวสาร
ไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์
(Electronic mail :
E-mail)
การส่งข่าวสารไปยังบุคคลอื่น
. โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น
สายโทรศัพท์ และอาศัยที่อยู่ในรูปของไปรษณีย์อิเล็คทรอนิคส์ เช่น XXX@mail.rid.go.th สมัครเป็นสมาชิกกับเว็บไซต์ที่ให้บริการ
ในปัจจุบันมีเว็บไซด์ที่ให้บริการฟรี เช่น www.ikool.com www.yahoo.com
www.hotmail.com
กระดานข่าว(Web Board) การฝากข่าวสารผ่านทางเครือข่ายถึงผู้รับ
เป็นบริการอีกรูปแบบหนึ่งซี่งผู้สนใจสามารถเข้าไปอ่านและแสดงความคิดเห็นได้
กระดานข่าวสามารถใช้ได้ทั้งอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต
ไปรษณีย์เสียง ( Voice mail )
เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน
โทรสาร (Facsimile)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ
จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
โดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์
3.ระบบประชุมทางไกล
-การประชุมด้วยเสียง (Audio
teleconferencing)
เป็นการประชุมทางไกลหรือการติดต่อสื่อสารทางไกล
โดยคู่สนทนาจะสามารถได้ยินแต่เพียงผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเท่านั้น
-การประชุมด้วยภาพ (Video
teleconferencing)
เป็นการประชุมทางไกล โดยผู้ร่วมประชุมสามารถที่จะติดต่อพูดคุยกันได้
โดยผู้สนทนาจะได้ยินเสียงและภาพของคู่สนทนาในขณะที่มีการประชุม
-โทรทัศน์ภายใน (In house television)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ โดยสำนักงานจะมีการกระจายข่าวให้สมาชิก เพื่อเอื้ออำนวยในการติดต่อสั่งซื้อสินค้า โดยผ่านโทรทัศน์ที่เป็นช่วงสถานีของสำนักนั้น
-การทำงานทางไกล (Telecommuting)
เป็น
เทคโนโลยีที่ใช้ติดต่อระหว่างบ้านกับสำนักงาน
โดยผู้ปฏิบัติงานสามารถปฏิบัติงานที่บ้านแล้วส่งงานดังกล่าวไปยังที่ทำงาน
ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ของตนเองเข้ากับคอมพิวเตอร์ของสำนักงาน เพื่อเข้าไปใช้โปรแกรม
4.ระบบสนับสนุนสำนักงาน
ระบบเครือข่าย(Network)
-อินทราเน็ต
(Intranet) คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กร
-อินเทอร์เน็ต
(Internet) คือ
ระบบเครือข่ายผู้ใช้สามารถทราบข้อมูลที่ต้องการจากทั่วโลกได้โดยไม่จำกัดผู้ใช้งาน
ระบบแสงสว่าง
แสงสว่างที่พอเหมาะจะมีส่วนช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานปฏิบัติงานได้ดีขึ้น ลดความเมื่อยล้าของดวงลง
ระบบไฟฟ้า
เครื่องควบคุมแรงดันไฟฟ้า
(Voltage Stabilizer) เครื่องรักษาสภาพไฟฟ้า (Line Conditioner) และเครื่องสำรองไฟ
(Uninteruptable Power system) เป็นต้น
ระบบรักษาความปลอดภัย
หมาย รวมถึง
การป้องกันอัคคีภัย การโจรกรรม และการทุจริตในการทำงาน . เช่น
อุปกรณ์ตรวจสอบผู้ที่ผ่านเข้า-ออก โดยใช้บัตรผ่าน โทรทัศน์วงจรปิด
การวางผังห้องทำงาน
การวางผังอุปกรณ์สำนักงานและโต๊ะทำงานให้อยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม
มีลำดับโต๊ะตามสายงาน จะช่วยให้การทำงานสะดวกรวดเร็วขึ้น
โปรแกรมบริหารสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์
(e-Office
Programming Management)
รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์
หรือที่เรียกว่า e-Government คือ
วิธีการบริหารจัดการภาครัฐสมัยใหม่
โดยการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานภาครัฐ
ปรับปรุงการบริการแก่ประชาชน การบริการด้านข้อมูลและสารสนเทศเพื่อส่งเสริมการพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม
ประชาชนมีความใกล้ชิดกับภาครัฐมากขึ้น
สื่ออิเล็กทรอนิกส์จะเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเข้าถึงบริการของรัฐ
ประการสำคัญจะต้องมีความร่วมมืออย่างใกล้ชิดและเต็มใจจากทั้ง 3 ฝ่าย ได้แก่ ภาครัฐ ภาคธุรกิจและประชาชน ผลพลอยได้ที่สำคัญที่จะได้รับคือ
ธรรมาภิบาลและความโปร่งใสที่มีมากขึ้นในกระบวนการทำงานของระบบราชการ
อันเนื่องมาจากการเปิดเผยข้อมูล
และประชาชนสามารถเข้ามาตรวจสอบได้ตลอกเวลาจึงคาดว่าจะนำไปสู่การลดคอร์รัปชันได้ในที่สุด
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์
(e-Office)
หรือ สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่
ทั้งเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่ายในการจัดการเอกสาร
การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย
รวมถึงการอนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะไกล หรือ ในตำแหน่งใดๆในสำนักงานได้โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน
ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ลอดเวลา
โปรแกรมบริหารสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์
(e-Office
Programming Management) ที่ออกแบบและพัฒนาขึ้นด้วยโปรแกรม PHP
โดยใช้ระบบฐานข้อมูล MySQL ประกอบด้วยระบบบริหารดังนี้
-ระบบพิมพ์สลิปเงินเดือน
(e-account)
-ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
(e-filing)
-ระบบจองห้องประชุม
(e-booking-room)
-ระบบจองรถส่วนกลาง
(e-booking-car)
-ระบบบริหารโครงสร้างองค์กร
(e-organization)
-ระบบยื่นใบลา
(e-leave)
-ระบบฝากข้อความ
(e-messenger)
-ระบบสถิติการใช้งาน
(e-statistic)
-ระบบมอบหมายและติดตามงาน
(e-entrust2follow-up)
อยู่ระหว่างดำเนินการ
-ระบบนัดหมาย
(e-schedule)
อยู่ระหว่างดำเนินการ
